Cómo configurar Seguimiento y Recordatorios de Citas en Centralize: Reduce Ausencias y Mejora tu Conversión
🧭 ¿Por qué programar recordatorios y seguimiento?
Enviar recordatorios automáticos antes de una cita o evento reduce drásticamente las ausencias (no‑shows), mejora la satisfacción del cliente y te da una oportunidad extra de venta o upsell en el momento oportuno.
📍 Dónde se configuran los recordatorios
Tienes dos formas principales de gestionar recordatorios en Centralize:
Notificaciones integradas en Calendarios
Automatizaciones personalizadas con Workflows
1️⃣ Recordatorios integrados en Calendarios
Muchos calendarios de Centralize incluyen su propio sistema de notificaciones. Para activarlo:
Ve a Calendarios en el menú lateral.
Haz clic sobre el nombre del calendario que quieras editar.
Selecciona la pestaña “Notificaciones” o “Notifications”.
Activa y configura los recordatorios que necesites:
Email Reminder
Tiempo antes de la cita: 24 h, 3 h, 1 h, etc.
Ejemplo de mensaje:
“Hola {{contact.first_name}}, te recordamos tu cita mañana a las {{appointment.time}}. ¡Te esperamos!”
SMS/WhatsApp Reminder (a través de tu canal WhatsApp/SMS)
Tiempo antes: 2 h, 30 min, etc.
Ejemplo de mensaje:
“¡Hola {{contact.first_name}}! Tu cita es hoy a las {{appointment.time}}. ¿Listo para empezar? 😊”
Notificación interna (opcional)
Envía un aviso a tu equipo para que prepare la reunión.
Guarda cambios.
Ejemplo real:
Para un calendario de “Consultas gratuitas”, activa recordatorios:
Email a 24 h
WhatsApp a 1 h
2️⃣ Recordatorios personalizados con Workflows
Si necesitas más flexibilidad (por ejemplo, múltiples avisos o mensajes distintos), usa Automatización > Workflows:
Navega a Automatización > Workflows y crea uno nuevo.
Trigger (Disparador):
Selecciona “Appointment Scheduled” para agendar el primer mensaje.
Acción 1:
Espera X horas/días (ej. Delay de 23 h).
Envía un email o WhatsApp con tu plantilla de recordatorio.
Acción 2:
Delay adicional (ej. 1 h antes).
Envía un segundo mensaje por SMS/WhatsApp.
Opcional:
Agrega “Task” para que un responsable haga seguimiento manual si el cliente no confirma.
Ejemplo de Workflow:
Trigger: Appointment Scheduled → Delay: 23h → Send Email: “Recordatorio: Tu cita es mañana a las {{appointment.time}}.” → Delay: 1h → Send WhatsApp: “¡Hola {{contact.first_name}}! Te esperamos en 1 h.”
🧠 Consejos y buenas prácticas
Prueba con un contacto real antes de lanzar en producción.
No satures al cliente: 1–2 recordatorios suelen ser suficientes.
Personaliza tus mensajes con Valores Personalizados (teléfono de soporte, enlace de acceso, etc.).
Combina canales: email + WhatsApp/SMS maximizan la tasa de asistencia.
Mide resultados revisando en tu pipeline cuántas citas se confirman tras recordatorio.