Configuración del flujo de trabajo (Automatizacion): descripción general
¿Qué son los ajustes de flujo de trabajo?
La configuración del flujo de trabajo es el control principal de cada flujo de trabajo. En lugar de configurar reglas para cada acción, esta configuración se aplica a todo el flujo de trabajo, rigiendo su comportamiento fundamental de principio a fin. Determina cómo se registran y reingresan los contactos, cuándo se pueden enviar mensajes y qué sucede cuando un contacto responde, lo que garantiza una automatización potente y precisa.
Principales ventajas de configurar los ajustes del flujo de trabajo
Configurar correctamente los ajustes de tu flujo de trabajo es fundamental para crear una automatización eficaz y respetuosa. Estas opciones te permiten ajustar el comportamiento del flujo de trabajo para que se adapte a la lógica de tu negocio y mejore la experiencia del cliente.
Control del flujo de contactos: Decida si los contactos pueden entrar en un flujo de trabajo más de una vez, evitando que reciban secuencias duplicadas.
Personaliza el envío de mensajes: envía mensajes en el momento más apropiado para cada contacto utilizando su zona horaria local en lugar de una única zona horaria fija.
Establece un horario comercial: Asegúrate de que las comunicaciones se envíen solo durante horas y días específicos para respetar el tiempo de tus contactos y aumentar las tasas de interacción.
Automatice la gestión de conversaciones: detenga automáticamente las secuencias de seguimiento cuando un contacto responde, lo que crea una transición fluida para que un miembro del equipo se haga cargo de la conversación.
Mantenga la coherencia de la marca: Establezca nombres de remitente, direcciones de correo electrónico y números de teléfono predeterminados para todas las comunicaciones dentro del flujo de trabajo para garantizar una voz de marca profesional y coherente.
Cómo acceder a la configuración del flujo de trabajo
Encontrar y ajustar la configuración principal de tu flujo de trabajo es sencillo. Todas las configuraciones están centralizadas en una práctica pestaña dentro del creador de flujos de trabajo.
1. Navegue a la sección Automatización en su panel de control.
2. Abra un flujo de trabajo existente o cree uno nuevo.
3. Dentro del creador de flujos de trabajo, haga clic en la pestaña Configuración en la parte superior de la página.
Configuración de contacto
Este grupo de ajustes controla cómo se gestionan los contactos y sus datos asociados, como las oportunidades, dentro del flujo de trabajo. Estas reglas determinan quién puede acceder, cuántas veces puede hacerlo y qué acciones provocarán su eliminación.
Permitir el reingreso
Este interruptor determina si un contacto puede entrar en este flujo de trabajo más de una vez.
Habilitado(azul): Un contacto puede reingresar al flujo de trabajo una vez que lo haya completado o haya sido eliminado manualmente. Esto resulta útil para procesos recurrentes, como recordatorios de citas o seguimientos posteriores a la compra. Un contacto no puede reingresar si aún está activo en el flujo de trabajo.
Deshabilitado(gris): Un contacto solo puede ingresar y completar este flujo de trabajo una sola vez.
Excepción importante: Los flujos de trabajo que utilizan un activadorbasado encitaso facturassiempre permitirán que un contacto ingrese varias veces (por cita o factura), independientemente de si esta configuración está habilitada o deshabilitada. Esto garantiza que cada nueva cita o factura active correctamente la automatización.
Permitir múltiples oportunidades
Este interruptor es esencial para los flujos de trabajo que se activan mediante acciones basadas en oportunidades (por ejemplo, "Cambio de etapa del pipeline").
Habilitado(azul): Si un contacto tiene varias oportunidades, puede ingresar al flujo de trabajo como una instancia independiente para cada una. Esto permite ejecutar una secuencia de automatización única para cada oportunidad asociada a un contacto.
Deshabilitado(gris): El contacto solo entrará en el flujo de trabajo para la primera oportunidad que cumpla con los criterios de activación.
Comportamiento predeterminado: Esta configuración está habilitada de forma predeterminada para los flujos de trabajo nuevos. Para los flujos de trabajo creados antes del lanzamiento de esta función, está deshabilitada de forma predeterminada.
Comportamiento ante actualizaciones: Si se actualizan los detalles de una oportunidad mientras está activa en el flujo de trabajo, este no se reinicia. Simplemente continúa desde el paso actual con la información actualizada.
Detener la respuesta
Esta casilla permite eliminar automáticamente un contacto de un flujo de trabajo cuando inicia una conversación. Esto es fundamental para evitar el envío de mensajes automatizados después de que un contacto ya haya respondido y esté esperando una respuesta humana.
Activado(azul): El flujo de trabajo finalizará para un contacto si responde a un mensaje enviado desde este flujo de trabajo específico. Esto se aplica a todos los canales de comunicación gestionados por el flujo de trabajo.
Deshabilitado(gris): El contacto continuará en el flujo de trabajo hasta que este finalice.
Detección de correo de voz: Por defecto, el sistema utiliza la detección de correo de voz para determinar si una llamada saliente fue contestada por una persona o una máquina. Esto evita que un mensaje de voz active erróneamente la opción "Detener al responder". Esta detección añade una ligera demora a la conexión de la llamada. Dentro de unaacción de flujo de trabajo de "Llamada", encontrará una configuración avanzada para"Deshabilitar la detección de correo de voz",que elimina la demora, pero implica que un mensaje de voz se tratará como una respuesta y detendrá el flujo de trabajo. En ese caso, puede configurar el tiempo de espera de la llamada a menos de 20 segundos, un tiempo suficientemente corto para que la llamada no se desvíe al correo de voz.
Aquí encontraráun artículo que explica cómo combinar las opciones "Detener al responder" y "Deshabilitar la detección de correo de voz" .
Configuración de comunicación
Estos ajustes gestionan la frecuencia, la identidad del remitente y las características conversacionales de los mensajes enviados desde el flujo de trabajo. Úselos para garantizar que sus comunicaciones sean oportunas, profesionales y estén bien gestionadas.
Zona horaria
Este menú desplegable determina la zona horaria utilizada para cualquier paso dependiente del tiempo en su flujo de trabajo, como una acción de "Esperar" o una "Ventana de tiempo".
Zona horaria de la cuenta: Todas las acciones basadas en el tiempo se ejecutarán según la zona horaria establecida para toda la ubicación (cuenta).
Zona horaria del contacto: Las acciones se ejecutarán según la zona horaria de cada contacto. Esto es ideal para campañas nacionales o internacionales, ya que garantiza que los mensajes se envíen en el horario local adecuado (p. ej., las 9:00 en la ciudad del contacto). Si un contacto no tiene configurada una zona horaria en su perfil, el sistema utilizará la zona horaria de la cuenta como alternativa.
Historial: En el historial del flujo de trabajo, verá una entrada que indica si una acción se realizó en la zona horaria de la cuenta o en la zona horaria del contacto.
Ventana de tiempo
Esta función restringe el momento en que se pueden ejecutar las acciones de comunicación (como el envío de un SMS o un correo electrónico). Si una acción está programada para ejecutarse fuera del intervalo definido, se pausará y se reanudará en el siguiente intervalo de tiempo disponible.
Marque la casilla"Hora específica"para habilitar la ventana.
Hora de inicio: Establezca el comienzo del período de ejecución (por ejemplo, 9:00 a. m.).
Hora de finalización: Establezca el final del período de ejecución (por ejemplo, 5:00 PM).
Incluir días: Seleccione los días específicos de la semana en los que la ventana debe estar activa.
Detalles del remitente
Esta sección le permite establecer la información del remitente predeterminada para todas las comunicaciones enviadas desde este flujo de trabajo. De esta forma, no tendrá que configurarla en cada correo electrónico o SMS individual.
Nombredel remitente: El nombre predeterminado que aparecerá como remitente de los correos electrónicos.
Correo electrónicodel remitente: La dirección de correo electrónico predeterminada que se utilizará como remitente.
Númerode origen: Un menú desplegable para seleccionar el número de teléfono predeterminado para el envío de mensajes SMS.
Conversaciones - Marcar como leído
Esta sección contiene ajustes que afectan a cómo aparecen las interacciones de este flujo de trabajo en el área principal "Conversaciones" de la plataforma.
Por defecto, cuando un flujo de trabajo envía un mensaje, la conversación correspondiente se marca como "no leída" para que sea visible. Si activas esta opción, cualquier conversación con la que interactúe este flujo de trabajo se marcará automáticamente como "leída". Esto resulta útil para flujos de trabajo que realizan tareas administrativas o envían mensajes puramente informativos que no requieren revisión manual.
Preguntas frecuentes
P: Si desactivo la opción "Permitir reingreso", ¿puede un contacto con una nueva cita seguir entrando en un flujo de trabajo de recordatorio de citas?
Sí. Los flujos de trabajo que utilizan un activador basado en citas tienen una excepción y siempre permitirán que un contacto vuelva a ingresar para cada nueva cita, independientemente de la configuración de "Permitir reingreso". Lo mismo se aplica a los activadores basados en facturas.
P: ¿Qué ocurre si selecciono "Zona horaria del contacto" pero un contacto no tiene una zona horaria en su perfil?
A: El sistema utilizará la zona horaria de la cuenta (ubicación) como predeterminada para ese contacto específico. El flujo de trabajo no fallará; simplemente utilizará la zona horaria de respaldo.
P: ¿Afecta la configuración de "Ventana de tiempo" a todas las acciones del flujo de trabajo?
A: El "período de tiempo" afecta principalmente a las acciones de comunicación, como el envío de correos electrónicos y SMS, y la realización de llamadas. No afecta a las acciones internas, como agregar una etiqueta, actualizar un campo o crear una oportunidad.
P: Si un contacto tiene dos oportunidades y la opción "Permitir múltiples oportunidades" está activada, ¿recibirá dos conjuntos de correos electrónicos separados?
R: Sí. Cuando la opción «Permitir varias oportunidades» está habilitada, cada oportunidad que cumpla los criterios de activación iniciará un nuevo proceso independiente dentro del flujo de trabajo para ese contacto. Esto significa que el contacto podría recibir comunicaciones relacionadas con cada una de sus negociaciones por separado.
P: ¿Puedo configurar diferentes intervalos de tiempo para diferentes días de la semana?
R: Actualmente, el intervalo de tiempo se aplica de forma uniforme a todos los días de la semana. No se pueden especificar intervalos de tiempo diferentes para distintos días dentro del mismo flujo de trabajo.
P: ¿Qué ocurre si cambio la zona horaria de mi cuenta mientras un flujo de trabajo aún se está ejecutando?
R: Cualquier cambio realizado en la zona horaria de la cuenta no afectará a los contactos de los flujos de trabajo que se estén ejecutando actualmente. El cambio solo se aplicará a las nuevas entradas de dichos flujos de trabajo.
P: ¿Puedo configurar diferentes zonas horarias para diferentes pasos dentro de un flujo de trabajo?
A: No, la configuración de la zona horaria se aplica a todo el flujo de trabajo, no a los pasos individuales dentro del flujo de trabajo.
P: ¿Puedo configurar diferentes direcciones de correo electrónico de remitente para diferentes acciones dentro del mismo flujo de trabajo?
R: Puede anular el correo electrónico del remitente predeterminado especificando un nombre 'de' y un correo electrónico 'de' diferentes en acciones de correo electrónico individuales dentro del flujo de trabajo.
P: ¿La opción 'Detener al recibir respuesta' finaliza el flujo de trabajo para todos los contactos si un contacto responde?
A: No, la opción "Detener al responder" solo finaliza el flujo de trabajo para el contacto que respondió. No afecta a los demás contactos del flujo de trabajo.
P: ¿Puedo elegir qué tipos de mensajes se marcan como leídos con la opción "Marcar como leído"?
A: No, la opción 'Marcar como leído' se aplica a todo tipo de mensajes automatizados salientes del flujo de trabajo, incluidos correos electrónicos, SMS, llamadas y mensajes de voz.
